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电子发票时代来临 会计人准备好了吗?


    过去,出差族在外,每吃完一顿饭,都要向服务员索要发票,告知发票抬头,坐等好几分钟才能拿到发票。现在,随着“互联网+”的到来,越来越多的电子发票形式也开始涌现,如使用微信扫码开电子发票,不用等,不用打印,拿上购物小票,就可随时随地开票。

    电子发票在带给大家方便的同时,也给会计人带来很多困惑:电子发票如何入账报销?是否会带来新的财税风险?对电子发票的监管应从哪些方面入手?

    电子发票利好“三方”

    电子发票高效环保,简单易用,既免去传统商家高额的纸质发票费用,又大大节省了用户等待开票的时间。

    首先,提高企业工作效率。以某某为例,顾客消费完,通过扫描小票上的二维码即可获得电子发票。某某(中国)投资有限公司财务总监表示,电子发票可以不再腾出人手专门去开票,大大提高了工作效率,而且方便财务处理。

    “做增值税申报时要统计每个税号的已开票收入,以前要一张张的卡去读,而现在电子发票系统统一控制,能直接看出旗下四百多家餐厅255个税号,每一个税号开出了多少张、多大金额的发票。”

    其次,节省消费者开票时间。“电子发票大量节约门店开票时间,客人也不用等。” 陈昊介绍,过去打印一张发票,最熟练的员工从接到客户指令到开出发票大概需要两分半钟,而一般在机场、火车站的顾客,都比较赶时间,根本没有耐心等待开票,所以这种顾客体验就很差。

    第三,利于税务部门规范管理和数据应用。企业通过增值税发票系统升级版开具增值税电子发票后,数据实时连接税务部门,税务人员可及时对纳税人开票数据进行查询、统计、分析,及时发现涉税违法违规问题。

    多重问题成推广瓶颈

    早在2015年,国家税务总局、财政部分别发布了相关管理办法,明确允许将电子发票作为报销凭证。江苏南通注册会计师协会副秘书长刘志耕认为,在很多企业确实存在着电子发票无法报销的障碍,最明显的问题是电子发票难以加盖对方销售单位的公章,而且电子发票重复打印、重复报销的缺陷难以控制,更存在全国电子发票标准难以统一的问题。

    “其实,对于电子发票重复打印的问题,消除该隐患从技术上讲并不难。” 刘志耕继续说道,“比如在已打印过的发票上注明明显标志,可以印出提示语‘如第一次打印的本发票已报销,则本发票不得报销’的字样,另外,还要规定对该类发票的报销必须加强审核,从正常程序外,建议增加由企业财务负责人的特别审核签字后才可报销。”

    而对于这个问题,陈昊讲述了其公司采取的措施:“我们的主要控制方法是,要求员工每个月底递交上个月发票,最迟不能超过两个月报销时间。”陈昊进一步解释道,“也就是说,除非有人将发票跨几个月报销我们才无法识别。公司内部要求,必须把上月所有发票都放在一张报销单报销,如果重复打印会被发现。”

    会计监管迎来新挑战

    电子发票是纸质发票的电子映像和电子记录,不需要经过传统纸质发票的印制环节,开户登记、在线生成、发票开具等都可通过统一的电子发票系统在互联网上进行。而这些特点都对会计监管提出了新挑战。

    刘志耕认为,对于电子发票的监管,检查人员要分析判断取得电子发票业务的种类、性质和流程是否存在不规范问题,特别是是否存在内部控制不严、容易出现舞弊的薄弱环节。

    由于对原纸质发票进行监管的思路和方法一定程度上仍可适用电子发票监管,如对电子发票真实性的检查和验证,对购进货物是否“三流一致”的检查等。刘志耕建议,对企业所报销大额发票的真伪一定要登录税务部门开票系统的服务平台查询。

    他还表示,对电子发票的监管应充分考虑电商特点,增加必要的专门方法,如电子发票是否重复报销,一定时期内发生的外购零星业务的汇总发票是否有相应的明细清单等,建立有针对性的企业财务管理和审核制度。

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